In 2020 is het startschot gegeven voor een verbeterprogramma ‘Bedrijfsvoering maakt mogelijk’, waarbij wordt toegewerkt naar een waardevolle ondersteuning van de gehele organisatie om ‘buiten’ in samenspel met onze partners blijvend maatschappelijke impact te maken. In juli 2021 hebben wij u in de voortgangsrapportage over het tweede kwartaal van 2021 bericht dat wij dit verbeterprogramma intensiveren onder de naam “BV Beter” (Bedrijfsvoering Beter).
Het doel van de programma’s is het versterken van de diverse bedrijfsvoeringsfuncties en het beter laten aansluiten ervan bij de behoefte van de organisatie en onze omgeving. Dit kan het domein Bedrijfsvoering alleen bereiken als het domein goed samenwerkt met andere domeinen en als er vanuit de organisatie gezamenlijk verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering wordt genomen.
Het domein Bedrijfsvoering is met al zijn medewerkers uiteraard een belangrijke stakeholder en heeft een specifieke rol als eigenaar van de diverse systemen.
De scope van het programma BV Beter betreft de volgende bedrijfsvoeringonderdelen:
1: Juridisch
2: Subsidies
3: Facilitair
4: HRO
5: Inkoop
6. Informatisering en Automatisering (I&A)
7. Bedrijfsvoering algemeen en Team ondersteuning (TOS).
Hierbij is de ambitie vastgelegd om uiterlijk maart 2023 het programma en de onderliggende projecten te implementeren. De projecten richten zich op vijf pijlers, te weten structuur, processen & interne beheersing, applicaties & methoden, medewerkers, cultuur & managementstijl.
In 2022 heeft het op orde brengen van de basis (pijler structuur) prioriteit in alle bedrijfsvoeringonderdelen: het gaat dan om heldere beschrijvingen van taken, verantwoordelijkheden en processen en het verbeteren van de samenwerking tussen de teams. Ook actualiseren we waar nodig het beleid. Daarnaast liggen er urgente uitdagingen en lopende projecten die we in 2022 voortvarend oppakken en afronden. Deze verschillen per bedrijfsvoeringonderdeel. Te denken valt aan het digitaliseren van processen en het aanbesteden en implementeren van diverse nieuwe systemen. Meer over de plannen leest u in de toelichting per beleidsdoel die u hieronder aantreft.
In 2022 en het eerste halfjaar van 2023 wordt de ingezette weg verder doorgezet waarbij de aandachtspunten uit de rapportages van de accountant worden betrokken. PS worden per kwartaal met een voortgangsrapportage geïnformeerd.
Het verbeterprogramma Versterken Financiële Functie (VFF) is tijdens de zomer van 2021 afgerond. Gedurende 2022 zullen we monitoren of de in gang gezette verbeteringen beklijven.
In voorliggende paragraaf worden per beleidsdoel de plannen voor 2022 toegelicht.