Digitaal goed toerust en flexibel

10.1.6	De provincie is digitaal goed toegerust en flexibel

Toelichting op meerjarendoel
De provincie blijft werken aan de verhoging van de kwaliteit van haar generieke voorzieningen voor het digitaal, flexibel én veilig samenwerken. Door de versnelde invoering wegens de corona maatregelen in 2020 van een aantal van deze voorzieningen, voeren we in 2021 nog een aantal inrichtingswerkzaamheden uit die doorlopen tot in 2022 en uiteindelijk in de beheerorganisatie terechtkomen. De wijze waarop het hybride werken vormgegeven gaat worden zal ook invloed hebben op deze voorzieningen en de inrichting daarvan, alsook de IT middelen die hierbij nodig zijn. De verbetering van ons informatiebeheer blijft de nodige aandacht behouden. Naast het doorvoeren van organisatorische maatregelen zoals de oprichting van het SIO (strategisch informatiebeheer overleg) en facilitering van de gebruikersorganisatie door adviseurs, zal ook de verbetering van IT-voorzieningen hier onderwerp van zijn. De vervanging van ons archiefsysteem is een majeure verandering die invloed heeft op de gehele organisatie. De Woo (Wet open Overheid) is al diverse malen uitgesteld, maar de verwachting is dat deze in 2022 van kracht gaat worden. Om de vijf jaren voor volledige invoering te starten wordt in de tweede helft van 2021 een coördinerend adviseur geworven die deze transitie coördineert. De basis hiervoor is een in 2020 uitgevoerde impactanalyse, een pilot in 2021 met in het gebruik van anonimiseringssoftware voor publicatie van Wob-verzoeken en de samenwerking met de landelijke provinciale werkgroep. Voor het (DSO) digitale stelsel voor de Omgevingswet zijn in 2020 en 2021 voorbereidingen getroffen in de vorm van ontwerp en aanbesteding. Medio 2021 gaat het ondersteunende IT-systeem hiervoor in gebruik worden genomen. De veranderingen die voortkomen uit de uitgestelde invoering van de Omgevingswet worden in 2021 en 2022 hierin verwerkt. Voor de inzet van data in de werkprocessen en besluitvorming, zijn de in 2020 gekozen IT-voorzieningen in 2021 pilotgewijs ingezet. De ervaringen uit deze pilots worden meegenomen naar 2022 in de verdere ontwikkeling van onze IT-infrastructuur op dit gebied, zoals voor de flexibele ontsluiting en verbinding tussen al onze huidige en toekomstige IT onderdelen. Integratie van locatie gebonden informatie met bedrijfsmatige informatie tot bruikbare dashboards en inzichten is hierbij een belangrijke focus. In 2021 worden de AV-middelen in de Statenzaal en de Commissiekamer vervangen. Deze vernieuwing heeft als gevolg dat ook in dat toepassingsgebied voorzieningen softwarematig worden ingericht. Dit vergt aan de organisatorische kant aanpassingen op het gebied van informatiemanagement en IT-beheer zodat wijzigingen en verbeteringen beheerst en betrouwbaar worden doorgevoerd. In 2022 zullen deze aanpassingen worden bestendigd. De in 2020 vastgestelde Enterprise Architectuur (EA) is ook in 2022 een referentie en leidraad bij de ontwikkeling en vernieuwingen van alle IT-voorzieningen van de gehele provincie. Een herijking hiervan op actualiteit zal in 2022 worden uitgevoerd. De vele veranderingen, mede vanwege realisatie SlimCity 2025, leveren veel voortschrijdend inzicht en kennis op die in de volgende versie van de EA verwerkt gaan worden. Om meer in control te zijn op alle IT-behoeftes én op de betrouwbare en voorspelbare realisatie daarvan, worden door de informatiemanagers informatieplannen opgezet van alle domeinen. De vertaling daarvan naar een concerninformatieplan en naar meerjaren roadmaps als onderdeel van de domeinjaarplannen draagt bij aan een betere verbinding tussen zowel de vraag als het aanbod van IT voorzieningen, maar draagt ook bij aan verbetering in de planning & control van onze IT-ontwikkeling. De vertaling hiervan naar de opbouw en indeling van het team I&A zal in deze ontwikkeling worden meegenomen. Belangrijk onderdeel van het in control zijn is zicht op ons applicatielandschap en de beheersing van de uitgaven daarvan. Nadrukkelijker zal bij nieuwe investeringen gekeken worden naar de batenkant en zal van het huidige landschap een optimalisatie gaan plaatsvinden. Vooralsnog is de informatievoorziening cq. I-functie versnipperd binnen de ambtelijke organisatie. Het gevolg is, dat er geen sprake is van heldere kaderstelling, programmering en prioritering van projecten en werkzaamheden noch een eenduidige aansturing en uitvoering van werkzaamheden. Ter verkrijging van meer provincie brede grip is begin 2021 gestart met een strategisch regieteam, bestaande uit alle geledingen van de organisatie. Ervaringen tot dusver leren, dat de onderlinge verbinding helpt om meer gezamenlijk op te trekken. Daarentegen is behoefte aan meer slagkracht om de majeure opgaven op het terrein van onder meer informatieveiligheid & privacy, archivering, slimmer werken met data, digitalisering en portfoliomanagement tot een succes te maken en daarmee versneld en versterkt grip te krijgen binnen de i-functie. De wens om te komen tot een zogenaamde CIO-office, waarbij enerzijds wordt gewerkt aan de rationalisatie en beheersing van onder meer applicaties en portfoliomanagement en anderzijds aan de strategische meerwaarde van de inzet van IT binnen het primair proces en de ondersteunende bedrijfsvoering processen zal in 2022 verder worden opgepakt.

10.1.6

De provincie is digitaal goed toegerust en flexibel

De provincie blijft werken aan de verhoging van de kwaliteit van haar generieke voorzieningen voor het digitaal, flexibel én veilig samenwerken. Door de versnelde invoering wegens de corona maatregelen in 2020 van een aantal van deze voorzieningen, voeren we in 2021 nog een aantal inrichtingswerkzaamheden uit die doorlopen tot in 2022 en uiteindelijk in de beheerorganisatie terechtkomen. De wijze waarop het hybride werken vormgegeven gaat worden zal ook invloed hebben op deze voorzieningen en de inrichting daarvan, alsook de IT middelen die hierbij nodig zijn.

De verbetering van ons informatiebeheer blijft de nodige aandacht behouden. Naast het doorvoeren van organisatorische maatregelen zoals de oprichting van het SIO (strategisch informatiebeheer overleg) en facilitering van de gebruikersorganisatie door adviseurs, zal ook de verbetering van IT-voorzieningen hier onderwerp van zijn. De vervanging van ons archiefsysteem is een majeure verandering die invloed heeft op de gehele organisatie. De Woo (Wet open Overheid) is al diverse malen uitgesteld, maar de verwachting is dat deze in 2022 van kracht gaat worden. Om de vijf jaren voor volledige invoering te starten wordt in de tweede helft van 2021 een coördinerend adviseur geworven die deze transitie coördineert. De basis hiervoor is een in 2020 uitgevoerde impactanalyse, een pilot in 2021 met in het gebruik van anonimiseringssoftware voor publicatie van Wob-verzoeken en de samenwerking met de landelijke provinciale werkgroep.

Voor het (DSO) digitale stelsel voor de Omgevingswet zijn in 2020 en 2021 voorbereidingen getroffen in de vorm van ontwerp en aanbesteding. Medio 2021 gaat het ondersteunende IT-systeem hiervoor in gebruik worden genomen. De veranderingen die voortkomen uit de uitgestelde invoering van de Omgevingswet worden in 2021 en 2022 hierin verwerkt.

Voor de inzet van data in de werkprocessen en besluitvorming, zijn de in 2020 gekozen IT-voorzieningen in 2021 pilotgewijs ingezet. De ervaringen uit deze pilots worden meegenomen naar 2022 in de verdere ontwikkeling van onze IT-infrastructuur op dit gebied, zoals voor de flexibele ontsluiting en verbinding tussen al onze huidige en toekomstige IT onderdelen. Integratie van locatie gebonden informatie met bedrijfsmatige informatie tot bruikbare dashboards en inzichten is hierbij een belangrijke focus.

In 2021 worden de AV-middelen in de Statenzaal en de Commissiekamer vervangen. Deze vernieuwing heeft als gevolg dat ook in dat toepassingsgebied voorzieningen softwarematig worden ingericht. Dit vergt aan de organisatorische kant aanpassingen op het gebied van informatiemanagement en IT-beheer zodat wijzigingen en verbeteringen beheerst en betrouwbaar worden doorgevoerd. In 2022 zullen deze aanpassingen worden bestendigd.

De in 2020 vastgestelde Enterprise Architectuur (EA) is ook in 2022 een referentie en leidraad bij de ontwikkeling en vernieuwingen van alle IT-voorzieningen van de gehele provincie. Een herijking hiervan op actualiteit zal in 2022 worden uitgevoerd. De vele veranderingen, mede vanwege realisatie SlimCity 2025, leveren veel voortschrijdend inzicht en kennis op die in de volgende versie van de EA verwerkt gaan worden.

Om meer in control te zijn op alle IT-behoeftes én op de betrouwbare en voorspelbare realisatie daarvan, worden door de informatiemanagers informatieplannen opgezet van alle domeinen. De vertaling daarvan naar een concerninformatieplan en naar meerjaren roadmaps als onderdeel van de domeinjaarplannen draagt bij aan een betere verbinding tussen zowel de vraag als het aanbod van IT voorzieningen, maar draagt ook bij aan verbetering in de planning & control van onze IT-ontwikkeling. De vertaling hiervan naar de opbouw en indeling van het team I&A zal in deze ontwikkeling worden meegenomen. Belangrijk onderdeel van het in control zijn is zicht op ons applicatielandschap en de beheersing van de uitgaven daarvan. Nadrukkelijker zal bij nieuwe investeringen gekeken worden naar de batenkant en zal van het huidige landschap een optimalisatie gaan plaatsvinden.

Vooralsnog is de informatievoorziening cq. I-functie versnipperd binnen de ambtelijke organisatie. Het gevolg is, dat er geen sprake is van heldere kaderstelling, programmering en prioritering van projecten en werkzaamheden noch een eenduidige aansturing en uitvoering van werkzaamheden. Ter verkrijging van meer provincie brede grip is begin 2021 gestart met een strategisch regieteam, bestaande uit alle geledingen van de organisatie. Ervaringen tot dusver leren, dat de onderlinge verbinding helpt om meer gezamenlijk op te trekken. Daarentegen is behoefte aan meer slagkracht om de majeure opgaven op het terrein van onder meer informatieveiligheid & privacy, archivering, slimmer werken met data, digitalisering en portfoliomanagement tot een succes te maken en daarmee versneld en versterkt grip te krijgen binnen de i-functie. De wens om te komen tot een zogenaamde CIO-office, waarbij enerzijds wordt gewerkt aan de rationalisatie en beheersing van onder meer applicaties en portfoliomanagement en anderzijds aan de strategische meerwaarde van de inzet van IT binnen het primair proces en de ondersteunende bedrijfsvoering processen zal in 2022 verder worden opgepakt.